信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，外包檔案管理產(chǎn)品，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，外包檔案管理產(chǎn)品多少錢，檢索達到全方面、準確。
檔案管理信息平臺的設計目標及原則
1) 依據(jù)國際的標準、***的標準、行業(yè)標準和企業(yè)標準，利用國際、國內(nèi)成熟研究成果，采用合理的技術架構和技術手段，解決電子文件安全存儲、數(shù)據(jù)管理和安全利用的問題；
2) 實現(xiàn)多全宗、多層次集中方式的檔案信息管理要求，實現(xiàn)各級單位間系統(tǒng)的互聯(lián)互通和資源的共享，滿足大型集團單位的檔案管理需求；
3) 符合SOA設計要求，形成電子文件歸檔技術規(guī)范并實現(xiàn)其它應用系統(tǒng)標準數(shù)據(jù)采集接口，實現(xiàn)真正的文檔一體化；實現(xiàn)與用戶單位門戶、機構用戶、統(tǒng)一認證等基礎設施的集成；提供標準的檔案信息查詢接口；
4) 業(yè)務系統(tǒng)采用可定制平臺的方式，充分保障系統(tǒng)對各類檔案業(yè)務的適應性、對管理內(nèi)容的擴展性和對功能需求的可變性，提供后臺定制功能強大、前臺使用簡單方便的業(yè)務系統(tǒng)；同時能方便的適應系統(tǒng)的擴展部署和數(shù)據(jù)的集中/分布存儲，以適應不同單位不同的軟硬件應用環(huán)境；
5) 滿足各級單位檔案現(xiàn)代化管理的業(yè)務需要，外包檔案管理產(chǎn)品價格，包括檔案的業(yè)務管理和上下級的工作管理。尤其注重歸檔文件的收集整理和信息服務兩個關鍵環(huán)節(jié)，以***的管理理念處理好文書、經(jīng)營、科技、財務、人事、法務、基建、聲像、電子檔案等檔案的收集整理和開發(fā)利用環(huán)節(jié)，使用戶的工作量得到真正降低、檔案信息服務發(fā)揮更大作用；
6) 逐步實現(xiàn)統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺，支持對非結構化數(shù)據(jù)以及各類歸檔文件形式（如文字、語音、視頻、圖形、圖像、網(wǎng)頁、郵件等）的管理；
7) 通過開發(fā)和集成***成熟的技術保障系統(tǒng)各項功能得到可靠實現(xiàn)、提高用戶的易用性和流程的自動化程度。
在檔案管理信息平臺設計目標的基礎上，根據(jù)用戶需求，通過對個別業(yè)務功能的修改完善使得系統(tǒng)在功能上充分滿足用戶的建設目標。
檔案管理自動化該如何實現(xiàn)？
傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)管理為主，紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時代急需提供電子檔案的管理，企業(yè)大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數(shù)字資產(chǎn)，但是缺乏有效的管理方法。
如何確保海量檔案資料安全?如何更好的發(fā)布檔案信息，便于查找和使用?如何兼顧檔案文檔的電子化管理和紙質(zhì)管理?如何更好地對檔案管理工作進行評估和管理?等等一些問題，都是需要去解決的。
信息化時代，檔案數(shù)字化已成為檔案工作的重中之重，紙質(zhì)檔案掃描工作在各地如火如荼地進行。然而，掃描所產(chǎn)生的電子檔案實際上只是以圖像形式存在的文件，而非真正意義上的文本文件，也就是說，計算機只認識檔案的外表，卻不認識其內(nèi)在文字，用戶通過計算機看到檔案的原貌，卻不能對其中的內(nèi)容進行引用、檢索等操作，這無疑，對將來的電子檔案利用工作造成了很大不便?？紤]到檔案用戶的利用需求，若要得到文本形態(tài)的電子檔案，使檔案數(shù)字化工作更加有效，就要應用OCR識別技術。
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