1目的
對確保顧客的需求和期望得到充分理解的過程做出規(guī)定并加以實施和保持。為防范和控制合同可能的風(fēng)險，加強(qiáng)對合同制定的監(jiān)督，規(guī)范公司合同制定行為，制定本制度。
2范圍
適用于對合同中顧客要求的識別、對服務(wù)要求的評審及技術(shù)服務(wù)等相關(guān)溝通活動。適用于公司各類格式合同、部門合同文本的制定。
3引用文件：
GB1.1—2009 標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則
GB/T 19001—2016 質(zhì)量管理體系 要求
GB/T 24001—2016 環(huán)境管理體系——要求及使用指南
ISO45001:2018 職業(yè)健康安全管理體系 要求
4職責(zé)
4.1 商務(wù)B負(fù)責(zé)識別顧客需求和期望的制訂。
4.2 商務(wù)B負(fù)責(zé)與顧客溝通，總經(jīng)理負(fù)責(zé)Z織對合同進(jìn)行評審。
4.3 HSE部負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持和服務(wù)。
4.4 商務(wù)B是合同管理的主管部門，負(fù)責(zé)相關(guān)合同的編制、發(fā)放、使用、保管。商務(wù)B按職責(zé)的劃分負(fù)責(zé)公司各類合同文件的匯總、整理歸檔，對各部門使用的合同實施監(jiān)督管理。
5控制程序
5.1 顧客需求的識別和評審
5.1.1 商務(wù)B負(fù)責(zé)識別對產(chǎn)品的需求與期望，
A、了解行業(yè)情況及要求；
B、市場需求及本公司服務(wù)市場占有量；
C、顧客對本公司服務(wù)的接受程度和不滿。
5.1.2顧客溝通
5.1.2.1 與顧客溝通方式
1）電話溝通
2）Q、微信、郵件溝通
3）短信溝通
4）培訓(xùn)
5.1.2.2 顧客資料整理
A、應(yīng)隨時收集各地相關(guān)客戶的資料，同行業(yè)的市場行情及現(xiàn)有顧客經(jīng)營狀況等。
B、跟據(jù)資料，各區(qū)域業(yè)務(wù)員進(jìn)行電話拜訪或上men拜訪，并將顧客信息如：實力、資信、聯(lián)系人、電話、所需服務(wù)、價格和其他要求等。
5.2合同評審
5.2.1合同的形式：
本公司的合同有：技術(shù)服務(wù)合同、協(xié)議
5.2.2合同的擬定
（1）各合同需要商務(wù)B門起草公司格式合同、各部門擬定本部門合同文本以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與合同對方擬定合同的，分別由各部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同在會簽過程中的傳遞。
（2）合同擬定者須按公司規(guī)定在“合同會簽單”上填寫合同會簽部門及人員名稱。
（3）合同擬定者負(fù)責(zé)合同連同“合同會簽單”在整個會簽過程的傳遞，直到合同蓋上公章或合同專用章后結(jié)束。本會簽程序與公章/合同專用章使用登記程序并列執(zhí)行。
5.3合同的內(nèi)容
A.技術(shù)服務(wù)有關(guān)的fa律、fa規(guī)的要求；
B.顧客的各項要求（包括項目名稱、圖紙數(shù)量、價格、交付期和服務(wù)的要求是否明確、合理）。
C.任何與顧客要求不一致的洽談合同有含糊不清之處，是否有必要同客戶進(jìn)一步磋商。
D.是否有能力滿足顧客合同條款要求的能力。
E.服務(wù)價格和付款方式的規(guī)定是否適應(yīng)。
F.顧客有沒有明示的隱含要求，但為預(yù)期或規(guī)定用途的要求。
5.4合同的確定與評審
5.4.1每一份合同簽訂前，都由業(yè)務(wù)員確定后進(jìn)行合同評審，以確保顧客利益。
5.4.2合同的評審和簽訂
5.4.2.1符合公司價格、交付期、付款方式及風(fēng)險控制的要求，業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人授quan業(yè)務(wù)員直接與顧客洽談，并按5.3條的合同評審內(nèi)容要求進(jìn)行評審。經(jīng)評審能滿足顧客要求的可簽訂正規(guī)合同或協(xié)議。
5.4.2.2正規(guī)合同一式四份，協(xié)議一式兩份。
5.4.3 合同的協(xié)調(diào)
5.4.3.1 合同一經(jīng)簽訂，即具有fa律效力，對此，業(yè)務(wù)部應(yīng)制訂項目工單，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，分發(fā)到HSE部，以保證合同的執(zhí)行。
5.4.3.2 履行合同時，如發(fā)生實際與約定的情況不一致，業(yè)務(wù)部要及時與顧客協(xié)商、溝通和解決，以使顧客滿意。
5.4.4 合同的修訂
本公司或顧客若要更改合同的內(nèi)容，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，才能進(jìn)行合同的更改。若更改的內(nèi)容只涉及一般要求，則由業(yè)務(wù)部與HSE部聯(lián)系后，不再重新評審。若更改的內(nèi)容為特殊要求，都必須重新評審。
5.4.4.1 經(jīng)評審后，重新簽訂合同，并即時通知HSE部。
5.4.4.2 所有評審記錄、合同、訂單都由商務(wù)B按《文件控制程序》的要求進(jìn)行管理。
5.5 合同保存及借閱管理規(guī)定
5.5.1 合同簽訂完后,商務(wù)B負(fù)責(zé)合同的存檔、信息錄入。